Büro- und Verwaltungskraft (m/w/d)

mit digitalen Kenntnissen. Teilzeit · 2,5 Tage/Woche (50 %) · Berlin · ab sofort

Über EURNEX

EURNEX e.V. (European Rail Research Network of Excellence) ist ein gemeinnütziger europäischer Forschungsverbund mit Sitz in Berlin, der universitäre Partner und Industrieakteure im Bereich Bahntechnologie und -politik vernetzt. Wir koordinieren EU-geförderte Forschungsprojekte im Rahmen von Horizon Europe und des Europe’s Rail Joint Undertaking.

Ihre Aufgaben

• Buchhaltung & Finanzverwaltung: Vorbereitung zu der Buchhaltung und Jahresabrechnung; Erstellung und Prüfung von Ausgangs- und Eingangsrechnungen; Vorbereitung der Unterlagen für den Steuerberater; Überwachung von Zahlungsein- und -ausgängen.
• Vertragsmanagement: Pflege und Ablage von Verträgen (Projektverträge, Dienstleistungsverträge, Mitgliedsvereinbarungen); Fristen- und Unterschriften-Tracking; Koordination mit externen Partnern.
• Kommunikation mit dem Steuerberater: Aufbereitung und Weiterleitung relevanter Unterlagen (DATEV-Schnittstelle oder vergleichbar); Klärung von Rückfragen; Unterstützung bei der Jahresabschluss-Vorbereitung.
• Allgemeine Büroorganisation: Strukturierung und Digitalisierung von Dokumenten und Ablagesystemen; Unterstützung bei der Verwaltung EU-geförderter Projekte (Nachweise, Belege, Berichtsunterlagen).
• Webpflege & digitale Aufgaben: Pflege der EURNEX-Website (Inhalte, Neuigkeiten, Projektseiten); einfache Anpassungen in CMS-Systemen (z. B. WordPress); Unterstützung bei der digitalen Außenkommunikation.
• Korrespondenz & Sekretariat: Professionelle schriftliche Kommunikation auf Deutsch und Englisch; Unterstützung des Generalsekretärs bei administrativen Aufgaben.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (Bürokauffrau/-mann, Steuerfachangestellte/r, Verwaltungsfachkraft o. ä.)
• Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung, idealerweise mit DATEV.
• Sicherer Umgang mit MS Office/Google Workspace; Kenntnisse in CMS-Systemen (WordPress o. ä.) von Vorteil
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse (Arbeitssprache im EU-Kontext)
• Interesse an europäischen Forschungsstrukturen und internationalem Umfeld von Vorteil

Wir bieten

• Flexible Teilzeitstelle mit 2,5 Arbeitstagen/Woche (ca. 20 Std.); Hybrid-Arbeit nach Absprache möglich
• Internationales, sinnstiftendes Arbeitsumfeld in der europäischen Forschungslandschaft
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Büro in Berlin-Mitte, gut erreichbar mit öffentlichen Verkehrsmitteln
• Leistungsgerechte Vergütung (siehe unten)

Vergütung (Orientierung)

Stunden: ca. 20 Std./Woche · Urlaubsanspruch: 15 Tage (Vollzeitäquivalent) · Sozialversicherungspflichtig

Bewerbung

Bitte senden Sie Ihre Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse) per E-Mail an:

Wir freuen uns auf Bewerbungen unabhängig von Herkunft, Geschlecht oder Alter. Schwerbehinderte Bewerber/innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.